زمانیکه می‌خواهید فرآیند مهاجرت و درخواست اقامت خود را به هر کشوری پیگیری کنید، در مجموع همه تلاش‌ها برای دریافت مهر سفارت است که نیازمند طی کردن مراحل قانونی خاصی است. برای اسناد و مدارکی که در خارج از کشور ایران تهیه و تنظیم می‌شوند نظیر مدارک تحصیلی، قرارداد، وکالتنامه و نظایر آن، در صورت نیاز به استفاده و ارائه آنها به مراجع و مقامات و سازمان‌های ذیرربط در ایران، باید ترجمه رسمی این مدارک ارائه گردد. ترجمه رسمی مدارک به زبان‌های خارجه تهیه شده در خارج از ایران، منوط به دریافت مهر سفارت جمهوری اسلامی ایران در کشور محل تنظیم سند و تایید مقامات مربوطه می‌باشد. در کشورهایی که سفارت جمهوری اسلامی ایران وجود ندارد، کنسولگری جمهوری اسلامی ایران در آن کشور یا دفتر حفاظت منابع ایران در آن کشور اینکار را انجام می‌دهد.
احراز اصالت مدرک در هر زبانی، چه زبان مبدا یا زبان مقصد، یکی از شرایط انجام ترجمه رسمی است. اصالت مدارک تهیه شده به زبان فارسی در ایران از طریق مختلف احراز می‌شود، اما برای مدارکی که در خارج از کشور تهیه می‌شوند، با توجه به عدم دسترسی به سامانه‌های مربوطه و مراجع دولتی و قانونی و عدم امکان احراز اصالت از طریق دفتر ترجمه، باید مهر سفارت جمهوری اسلامی ایران توسط نماینده و کارمند امور کنسولی جهت تایید الصاق گردد. در حقیقت مهر سفارت، اصالت مهر مراجع دولتی و رسمی بر روی مدارک، نظیر دفاتر اسناد رسمی و سایر مراجع قانونی و ثبت اسناد، اتاق بازرگانی و غیره را تایید می‌کند.
مراحل دریافت مهر سفارت
مرحله اول: ترجمه و تایید مدارک توسط مترجم رسمی
اولین و مهم‌ترین گام، ترجمکه اسناد و مدارک مورد نیاز است. ترجمه اسناد و مدارک در حیطه ترجمه رسمی قرار دارد و باید توسط مترجم رسمی و مورد تایید قوه قضائیه و در سربرگ مخصوص انجام پذیرد و سپس توسط مترجم رسمی مهر و امضا گردد. برای این منظور شما می‌توانید در همین گام نخست مدارک خود را به دارالترجمه ترنسمال بسپارید. مترجمان رسمی این دارالترجمه دارای مهر رسمی و امضای معتبر هستند. علاوه بر اینکه تمامی ترجمه‌ها با سربرگ مخصوص قوه قضائیه انجام می‌شود.
مرحله دوم: تایید مدارک توسط وزارت دادگستری
علاوه بر تایید مترجم رسمی، وجود تاییدیه دادگستری نیز در مدارک ترجمه شده ضروری است. به منظور دریافت تاییدیه مدارک از وزارت دادگستری، ابتدا بایستی برای ترجمه‌های انجام شده توسط دارالترجمه رسمی یک بارکد از سامانه سنا دریافت شود؛ سپس جهت اخذ تاییدیه، لازم است تا متقاضی یا نماینده دارالترجمه به امور مترجمان رسمی قوه قضائیه مراجعه نماید.
مرحله سوم: تایید مدارک توسط وزارت امور خارجه
پس از دریافت تاییدیه از وزارت دادگستری، مدارک رسمی باید به تایید وزارت اموز خارجه برسد. انجام این امر معمولا زیاد زمان‌بر نیست و طی یک الی دو روز کاری انجام می‌پذیرد. بسیاری از سفارتخانه کشورهای خارجی این تاییده‌ها را جزو الزامات پرونده متقاضیان مهاجرت اعلام می‌کنند، برای همین باید پس از دریافت تاییدیه دادگستری، برای دریافت تاییدیه وزارت امور خارجه نیز اقدام کنید. دفاتر وزارت امور خارجه در حدود 20 شهرستان دایر هستند که متقاضیان می‌توانند با مراجعه به نزدیک‌ترین مرکز نسبت به اخذ تاییدیه اقدام کنند.
مرحله آخر: تایید مدارک توسط سفارتخانه یا کنسولگری کشور مقصد
برای دریافت تاییدیه مهر سفارت کشور مقصد، ابتدا باید نوبت دریافت کرد. در سفارت برخی از کشورها نوبت دهی به صورت آنلاین انجام می‌پذیرد ولی در برخی دیگر باید به صورت حضوری مراجعه کرد. سفارت‌ها معمولا روزهای معینی را برای پذیرش افراد تعیین می‌کنند و متقاضیان باید در بازه زمانی تعیین شده مراجعه نمایند. مدت زمان اخذ تاییدیه اسناد و مدارک از سفارت، نسبت به سایر مراحل طولانی‌تر است و زمان اخذ نوبت تا اخذ تاییدیه ممکن است یک الی دو ماه طول بکشد. در صورتی که وقت تعیین شده را دریافت کردید، ترجمه تمامی مدارک را به همراه کپی آن و نسخه‌های اضافی آماده سازی و در سایت سفارت بارگذاری کنید. اگر نقصی در مدارک شما وجود داشته باشد تایید نهایی آن صورت نخواهد گرفت، از همین رو این شرایط برای شما فراهم است تا مجددا برای تکمیل مدارک اقدام کنید. پس از آن مجددا باید نوبت دریافت کنید که این موضوع زمان بررسی، تاییدیه و دریافت مهر سفارت را طولانی‌تر خواهد کرد. همچنین مدارک باید تسط خود شخص و یا وکیل قانونی وی به سفارت ارائه گردد.
